Który program do lombardu wybrać?

Który program do lombardu będzie najlepszy i zaoszczędzi czas Twojej załodze? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule. Lombard to nie tylko obsługa klientów i przyjmowanie przedmiotów. Codziennie dochodzą umowy, płatności, terminy, wyceny, dokumenty, sprzedaż, aukcje i mnóstwo drobiazgów, o których łatwo zapomnieć, gdy wszystko robi się ręcznie. Przy kilkunastu umowach da się to ogarnąć, ale przy większej liczbie klientów dobry program przestaje być dodatkiem, a staje się podstawowym narzędziem pracy. Trafnie dobrany system trzyma w jednym miejscu dane klientów, przedmiotów, umów i płatności, ułatwia szukanie transakcji, pilnowanie terminów i tworzenie raportów. Pozostaje pytanie: wystarczy zwykły program sprzedażowy, czy lepiej wybrać rozwiązanie zbudowane specjalnie dla lombardów?

Program dla lombardu – czemu warto postawić na rozwiązanie branżowe?

Lombard rządzi się własnymi prawami: to nie sklep, komis ani zwykły punkt sprzedaży. W jednym miejscu obsługuje się konsumencką pożyczkę lombardową oraz skup i sprzedaż, a do tego zwroty, płatności, terminy, bazę klientów, ewidencję przedmiotów i sprzedaż niewykupionych rzeczy. Dlatego program stworzony pod lombard znacznie upraszcza pracę. Największy plus to wykonywanie wielu czynności w jednym systemie – pracownik nie przeskakuje między programami, arkuszami i papierowymi zestawieniami. Liczy się też czas: jeśli odnalezienie klienta, umowy czy przedmiotu zajmuje kilka sekund, przy kilkudziesięciu lub kilkuset operacjach dziennie robi to ogromną różnicę.

Kartoteka klientów

Kartoteka klientów to jedna z podstawowych funkcji programu lombardowego. Dobry system pozwala szybko znaleźć osobę i zobaczyć jej historię, a także powiązać klienta z umowami, transakcjami i przedmiotami. W lombardzie działającym od kilku czy kilkunastu lat kluczowa jest jeszcze możliwość przeniesienia dotychczasowej bazy. Jeśli zmiana programu oznaczałaby ręczne przepisywanie setek lub tysięcy klientów i umów, trudno mówić o wygodnej zmianie. Zapytaj więc producenta przed zakupem, czy da się zaimportować dane ze starego programu i jakie informacje zostaną przeniesione.

Wyszukiwarka i pilnowanie terminów

Terminów w lombardzie nie brakuje: umowy mają daty, pojawiają się kolejne płatności, przedmioty zmieniają status, a pracownik musi szybko sprawdzić, co dzieje się z daną transakcją. Przy dużej liczbie umów ręczne sprawdzanie jest po prostu niewygodne, dlatego rozbudowana wyszukiwarka naprawdę się przydaje. Dobrze, gdy umowę znajdziesz nie tylko po nazwisku czy numerze, ale także według takich danych jak:

• data podpisania umowy
• data ostatniej operacji
• termin umowy (od – do)
• liczba dni po terminie
• kwota (od – do)
• typ transakcji
• masa przedmiotu
• oraz inne informacje zapisane w systemie

Im więcej umów, tym większą wartość ma szybkie wyszukiwanie.

Raporty i podsumowania

Program ma pomagać nie tylko osobie przy stanowisku, ale także właścicielowi lombardu. Raporty i zestawienia pokazują, co dzieje się w placówce i jak wygląda bieżąca działalność. Zależnie od potrzeb przydadzą się dane o umowach, transakcjach, przedmiotach i rozliczeniach. Najważniejsze, by przygotowanie zestawienia nie wymagało przekopywania dokumentów i arkuszy. Skoro dane są już w programie, raport powinien być kwestią kilku kliknięć.

Program do lombardu musi być przede wszystkim wygodny

Lista funkcji może robić wrażenie, ale sama liczba opcji nie gwarantuje, że program sprawdzi się w lombardzie.

Kluczowe pytanie: czy pracownik zechce z niego korzystać każdego dnia?

Przed zakupem sprawdź kilka prostych rzeczy:

• Czy klienta znajdziesz w kilka sekund?
• Czy równie szybko odszukasz konkretną umowę?
• Czy wyszukiwarka jest pod ręką?
• Czy dodanie zdjęcia przedmiotu jest łatwe?
• Czy zdjęcie zrobisz wprost telefonem, kamerą internetową lub aparatem?
• Czy najważniejsze dane są w jednym miejscu?
• Czy raport przygotujesz bez skomplikowanej konfiguracji?

To właśnie te z pozoru drobne sprawy najmocniej wpływają na komfort pracy.

Wiele stanowisk – czy program da radę?

W większym lombardzie często pracuje naraz kilka osób, więc program powinien umożliwiać pracę na wielu stanowiskach. Przed zakupem sprawdź, ile stanowisk może korzystać z systemu i czy kolejne łatwo podłączyć do głównej bazy. Ważne jest też zarządzanie użytkownikami: nie każdy pracownik musi widzieć wszystkie funkcje, a nadawanie uprawnień pozwala dopasować system do organizacji pracy w danej placówce.

Przenoszenie danych ze starego programu

Dla nowego lombardu wybór jest prosty: wystarczy znaleźć rozwiązanie pasujące do firmy i zacząć pracę. Inaczej jest, gdy lombard działa od kilku czy kilkunastu lat i ma wielką bazę klientów, umów oraz transakcji. Wtedy jednym z pierwszych pytań przed zakupem powinno być:

Czy mogę przenieść dotychczasowe dane?

To kluczowa sprawa, bo ręczne przepisywanie całej historii firmy zajmuje czas i zwiększa ryzyko pomyłek.

W LOMBARD K18 dane ze starszego programu można przenieść: system sam odnajduje bazę i importuje m.in. umowy, klientów, transakcje oraz zdjęcia przedmiotów z umów. Dzięki temu zmiana programu jest dużo prostsza.

Aktualizacje mają znaczenie

Program lombardowy nie może przestać się rozwijać w dniu zakupu. Zmieniają się przepisy i potrzeby przedsiębiorców, pojawiają się nowe technologie, które usprawniają pracę. Dlatego zanim kupisz, dowiedz się, jak wygląda rozwój programu i wsparcie producenta.

Warto zapytać:

• Czy program jest stale aktualizowany?
• Czy aktualizacje wchodzą w cenę?
• Czy twórca programu nadąża za zmianami w przepisach?
• Czy działa pomoc techniczna?
• Czy program jest rozwijany i dostaje nowe funkcje?

Oprogramowanie do lombardu wybiera się zwykle na lata, więc patrz nie tylko na to, co oferuje dziś, ale też na to, jak się rozwija.

Ochrona danych w lombardzie

Program lombardowy gromadzi wiele ważnych informacji: dane klientów, umowy, historię transakcji, dane o przedmiotach i płatnościach. Ich bezpieczeństwo powinno być jednym z podstawowych kryteriów wyboru.

Przed zakupem zapytaj m.in. o:

• sposób tworzenia kopii zapasowych,
• ochronę dostępu do programu,
• uprawnienia użytkowników,
• miejsce i sposób składowania danych,
• możliwość odzyskania danych po awarii systemu Windows

Gdy pracowników jest więcej, przydają się indywidualne konta użytkowników i ograniczanie dostępu do wybranych funkcji. Bezpieczeństwo danych to nie dodatkowa opcja, tylko jeden z fundamentów dobrego oprogramowania.

Jaki jest koszt programu dla lombardu?

Cena ma znaczenie, ale nie może być jedynym kryterium. Najtańszy program często okazuje się najdroższy w dłuższym czasie: gdy pracownik potrzebuje więcej czasu na proste czynności, poprawia błędy albo sięga po dodatkowe narzędzia, firma płaci za to swoim czasem. Porównując programy, uwzględnij pełny koszt korzystania z systemu:

• cena programu
• niezawodność
• liczba stanowisk
• regularne aktualizacje
• możliwość przeniesienia danych
• zakres dostępnych funkcji
• ciągły rozwój programu

Dopiero takie zestawienie pokazuje, które rozwiązanie naprawdę będzie opłacalne dla Twojego lombardu.

Dlaczego liczy się doświadczenie producenta?

Na prezentacji program może wyglądać świetnie, ale najważniejsze jest to, jak sprawdza się w codziennej pracy. Zobacz, od jak dawna producent rozwija oprogramowanie i czy zna specyfikę branży. Doświadczenie przydaje się zwłaszcza, gdy pojawiają się nowe potrzeby, zmiany przepisów albo sytuacje nie do przewidzenia przy zakupie. Producent, który od lat współpracuje z lombardami, zna problemy właścicieli i pracowników i rozwija program tak, by odpowiadał potrzebom branży.

LOMBARD K18 powstał z myślą o codziennej pracy lombardu.

LOMBARD K18 to oprogramowanie do obsługi działalności lombardowej: intuicyjne, wystarczy kilka kliknięć.

Dla działających firm ważny jest import danych z dotychczasowego programu – zmiana systemu jest wtedy dużo łatwiejsza niż ręczne przepisywanie całej bazy.

LOMBARD K18 ma także raportowanie, obsługę wielu stanowisk oraz

Poznaj możliwości programu LOMBARD K18: System dla lombardów (kliknij)

Zanim zdecydujesz, odpowiedz sobie na kilka prostych pytań.

Dobry program do obsługi lombardu powinien umożliwiać m.in.:

• prowadzenie kartoteki klientów
• ewidencję przedmiotów
• obsługę umów
• pilnowanie terminów,
• dołączanie zdjęć przedmiotów
• błyskawiczne wyszukiwanie danych
• tworzenie raportów i zestawień
• solidną ochronę danych
• stałe aktualizacje
• korzystanie z pomocy technicznej
• import danych ze starego systemu

Zwróć uwagę także na coś, czego nie sprawdzisz w tabeli funkcji: czy program jest po prostu wygodny w codziennej pracy.

Wybór programu to decyzja, która wpłynie na pracę całej firmy. Dobry program ułatwia pracę, a nie ją komplikuje: klienta, przedmiot, umowę, płatność i termin znajdziesz bez przeszukiwania kilku miejsc. Przed zakupem sprawdź nie tylko cenę i listę funkcji, ale też łatwość obsługi, wyszukiwarkę, pracę na wielu stanowiskach, bezpieczeństwo danych, aktualizacje, wsparcie producenta i możliwość przeniesienia danych z poprzedniego programu.

Szukasz rozwiązania zbudowanego dokładnie pod lombardy? Sprawdź LOMBARD K18.

Pobierz darmowe DEMO i przekonaj się, jak program sprawdzi się w Twoim lombardzie – pobierz DEMO